Дейностите в програмата ще използват единна за музеите онлайн система за провеждане на образователни инициативи. Тази система ще дигитализира всички специфични административни процеси и ще послужи като инфраструктура за създаване и разпространение на онлайн образователни продукти, съобразени с уникалните особености на музеите. Едновременно с това системата ще бъде интегрирана към съществуващия портал „Образование с наука“, което ще създаде приемственост на дейностите през годините.

 Системата ще обединява в обща за музеите среда:

• Информационен сайт с каталог и календар на предлаганите образователни активности, събития и инициативи,
• Система за онлайн резервации, в която ще може да бъде заявено участие и закупен билет за инициатива, провеждана от някой от музеите,
• Онлайн учебен комплекс (ОУК), който ще позволява провеждането на образователни инициативи изцяло в онлайн среда или хибридно.

Онлайн учебният комплекс ще предостави обща софтуерна среда и инструментариум на всички екипи в музеите, които желаят да създадат пълноценни онлайн образователни продукти. Едновременно с това тя ще бъде достатъчно гъвкава, така че екипи, които ползват определени технологии (напр. Zoom или YouTube) или имат вече създадени образователни ресурси ще могат да продължат да ги ползват в рамките на средата. Комплексът ще служи като инфраструктура за образователни проекти, които могат да бъдат финансирани от допълнителни източници и след приключването на програмата.

Основни предимства, които ще даде комплексът:

• Стандартизиране към съвременна софтуерна система за управление и провеждане на онлайн обучение, използваща едни от най-иновативните технологични тенденции и позволяваща пълноценна връзка между преподавател и обучаеми.
• Възможност за пълно, обективно и независимо от екипите на отделните проекти статистическо проследяване на представянето на отделните продукти – всички данни ще бъдат автоматично събирани на едно място.
• Интегриране със система за резервации на онлайн, хибридни и физически събития и създаване на единен портал – пълноценна структура за комуникация, разпространение на създаденото съдържание и улесняване на популяризирането му.
• Подготовка за нови пандемични или подобни ситуации – проекти, които са планирали офлайн резултати ще могат по-лесно да се трансформират в онлайн или смесени.
• Осигуряване на специализиран ИТ ресурс на цялата програма и спестяване от мащаба.

 Ключови характеристики на софтуерната система (фиг.1.):

• Информационният сайт ще служи като фокусна точка за публикуване и разпространение на информация за онлайн и офлайн събития организирани от музеите. Сайтът ще бъде обвързан в системата от съществуващите уебстраници и канали/страници на музеите в социалните мрежи.
• Системата за резервации ще позволява подаване на заявка за участие в събитие и/или закупуване на билет. Тя ще дигитализира свързаните процеси, като ще предостави визуален интерфейс за администриране на получените заявки и обслужване на заявителите.
• Онлайн учебният комплекс ще бъде базиран на софтуера с отворен код Moodle – разработван в продължение на над 20 години и широко разпространен в българските университети и училища. Върху тази основа ще бъде изградена модулна система, която позволява създаването и провеждането на тематично групирани образователни пакети, в които могат да вземат участие ученици и друга публика. Системата ще предоставя възможност за развитие на иновативни хибридни образователни продукти – с едновременно присъствие онлайн и в музея.
• Авторите/преподавателите ще имат на разположение интегриран софтуерен модул H5P за създаване на съдържание. Той дава възможност за моделиране на образователни продукти използващи синхронна, асинхронна или хибридна схема. H5P предоставя интуитивен интерфейс с инструменти за вграждане на видеоматериали, интерактивни аплети, онлайн тестове, и много други, които позволяват създаването на миксове и провеждането на изцяло онлайн или смесени инициативи.
• Авторите/преподавателите ще имат на разположение интегриран лицензиран продукт за провеждане на онлайн уроци/срещи (Zoom, WebEx или подобен)

Допълнителни характеристики на единния комплекс:

• Пакет от дейности за обучение за работа със системата. Създаване на комплект обучителни материали, планиране и провеждане на обучителен курс насочен към създателите на съдържание в ОУК.
• Модул за натрупване и централизиран анализ на данните за посетителите и потребителите на образователните продукти.
• Възможност за експорт на създаденото в ОУК съдържание в стандартизиран формат (SCORM), което позволява лесно и автоматизирано прехвърляне на съдържание към други подобни системи.
• Съвременна уебинфраструктура с необходимото ниво на резервираност на хардуер и свързаност с интернет, осигуряващо 99,99% онлайн присъствие.
• Подсистема от модули и решения осигуряващи ниво на информационна сигурност и защита на личните данни необходимо при работа с данни на деца и ученици.
• Подсистема от модули осигуряващи стабилност на системата и бързо възстановяване след сривове.

Синхронизиране със стратегически инициативи. Проектът се синхронизира с препоръките на СЗО, ЕС и Правителството за подготовка за нова пандемична ситуация и дигитализиране на образованието и образователните инициативи. Проектът се синхронизира специфично с изявените намерения от страна на министър Вълчев за дигитализиране на извънкласното обучение – доколкото в момента този сегмент остава извън интереса на комерсиалните платформи, системата може да се насочи и позиционира като водещ инструмент, като бъде дадена възможност и на учители да я използват за организиране на изнесени уроци, клубове и др.